نوع الوظيفة:
دوام كامل، دائم
تاريخ البدء:
1 سبتمبر 2025
نظرة عامة على الوظيفة
المسمى الوظيفي موظفة أو موظف استقبال :
غرض الوظيفة:
يُعد موظف الاستقبال نقطة الاتصال الأولى لجميع الزوار وأولياء الأمور والطلاب والموظفين، حيث يوفر بيئة عمل مُرحِّبة ومهنية. يتولى هذا المنصب مسؤولية إدارة عمليات الاستقبال، وإدارة الاتصالات الواردة، وتقديم الدعم الإداري لضمان سير العمل بسلاسة في المؤسسة.
المسؤوليات الرئيسية:
استقبال وترحيب بالزوار وأولياء الأمور والموظفين بطريقة احترافية ومهذبة.
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وتوجيهها إلى القسم أو الموظف المناسب.
إدارة المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد، ورسائل البريد الإلكتروني، والتسليمات.
الحفاظ على منطقة الاستقبال مرتبة ومنظمة.
توفير المعلومات والمساعدة للزوار فيما يتعلق بسياسات المدرسة، والتوجيهات، والاستفسارات العامة.
جدولة المواعيد والاجتماعات، والحفاظ على سجلات الزوار.
التنسيق مع الأمن والأقسام الأخرى لإدارة وصول الزوار.
المساعدة في المهام الإدارية مثل الأرشفة، وإدخال البيانات، والتصوير، وإعداد المستندات.
دعم تنسيق الفعاليات والأنشطة الأخرى حسب طلب الإدارة أو قسم الموارد البشرية.
الحفاظ على السرية والالتزام بسياسات وإجراءات المنظمة.
المؤهلات والمتطلبات:
درجة البكالوريوس (دبلوم أو درجة في إدارة الأعمال هي ميزة).
أي جنسية أوروبية.
- خبرة لا تقل عن سنتين في مجال الاستقبال أو الاستقبال أو الدور الإداري (يفضل في بيئة تعليمية أو مؤسسية).
مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغة الإنجليزية.
إجادة استخدام برامج MS Office (Word، Excel، Outlook) ومعدات المكتب الأساسية.
قدرات تنظيمية قوية ومهارات متعددة المهام.
المظهر المهني والسلوك الودود والسهل التعامل.
القدرة على التعامل مع المعلومات السرية بكل نزاهة.
الكفاءات الرئيسية:
التوجه نحو خدمة العملاء
مهارات التواصل المهني
إدارة الوقت وتحديد الأولويات
الاهتمام بالتفاصيل
مهارات حل المشكلات
العمل الجماعي والقدرة على التكيف